EKAspider

Als zentraler Information Hub beschleunigt EKAspider die Geschäftsprozesse. EKA (Enterprise Knowledge Acquisition) steht für Wissen einer Unternehmung erfassen und nutzbar machen. EKAspider ist ein Prozess unterstützendes Records Management System mit vielen Vorteilen.

Login für Kunden

Das Medienforschungsunternehmen Publicom nutzt EKAspider auch für den Kreditorenprozess. Stefan (CEO) und Kathrin (Backoffice) erklären, wie die Vergütung der Codierer als digitaler Workflow inkl. automatischer Postverteilung funktioniert. Moderatorin ist Isabel von Parato.

Das Workflow-Diagramm zeigt den detaillierten Ablauf Schritt für Schritt.

In Dossiers werden relevante Informationen zusammengefasst, die eine Aufgabe, Materie, Aktivität oder einen Geschäftsvorfall dokumentieren. Dass diese Definition unterschiedlich interpretiert wird, zeigt beispielsweise das vielfältige Resultat einer Google-Suche nach Dossierbildung. Bei physischen Archiven kann ein Originaldokument nicht gleichzeitig in mehrere Dossiers abgelegt werden. Man muss sich für eine Interpretation entscheiden. Die grösste Herausforderung ist die Abgrenzung zwischen relevant bzw. irrelevant und zwischen verschiedenen Aufgaben, Materien, Aktivitäten, etc. Die Abgrenzung hängt nicht nur von der Perspektive (z.B. Finanzen, Marketing, Compliance) ab, sondern ist häufig auch zeitabhängig sein. Was gestern eine Aufgabe oder Aktivität war, sind heute zwei verschiedene Aufgaben bzw. Aktivitäten mit verschiedenen Zuständigkeiten.

Diese Herausforderungen werden von EKAspider elegant gemeistert. Zunächst spielen die verschiedenen Tag-Typen (private, public, protected) eine wichtige Rolle bei der Bildung von virtuellen Dossiers. Beispielsweise kann eine Vertragsnummer als Tag alle Records zu einer Kundenbeziehung bündeln, beispielsweise den Vertrag mit seinen Anhängen, die Produktbeschreibung, die Debitoren sowie Korrespondenzen. Eine weitere Funktion für die Dossierbildung ist die Möglichkeit Records zu verlinken. Damit werden beispielsweise Debitoren mit Zahlungseingängen oder Produktbeschreibungen mit Datenblättern und Zertifikaten verlinkt. Die dritte Funktion ist vermutlich eine, von der Archivarinnen und Archivare schon immer geträumt haben. Die Ähnlichkeitssuche findet Dokumente, die potentiell ebenfalls in ein Dossier gehören, aber noch nicht drin sind. Damit werden Informationen gefunden, die im Dossier fehlen oder die sich in der Grauzone zwischen relevant und irrelevant befinden.

Video mit Sabrina von KYC Spider und Simon von Parato, die sich über das SmartArchive von Pringio unterhalten. SmartArchive nutzt EKAspider als Wissensdatenbank.

Wissensmanagement mit EKA

Alle relevanten Geschäftsdokumente (Records) sind jederzeit und überall auffindbar. Maschinelles Lernen (Künstliche Intelligenz) unterstützt die Extraktion von Metadaten und macht die Daten quantitativ auswertbar.

EKA Anwendungsfälle

Das Enterprise Knowledge Akquisition (EKA) System unterstützt…

• papierlose Post, indem Briefe direkt digitalisiert und sofort mit EKA für immer auffindbar gemacht werden.
• Vertragsmanagement, um Kündigungsfristen, Zahlungskonditionen sowie Spezialvereinbarungen einfach und schnell abzuklären.
• Kreditoren- und Debitoren-Management, um fehlende und falsche Zahlungen zu vermeiden, bevor sie lästigen Zusatzaufwand verursachen.
• effiziente und effektive Jahresrevisionen, indem Revisor mit EKA-Konto Zugang zu allen Unterlagen erhält.
• Workflow-Unterstützung, beispielsweise mit Tags Rechnung für Prüfung beauftragen oder zur Zahlung freigeben.
• den schnellen Zugriff auf Produktbeschreibungen und Werbematerialien, und zwar auf eigene wie auch auf diejenige der Konkurrenz.
• das Orten sowie selektive Löschen von personenbezogenen Daten gemäss DSG bzw. DSGVO, ohne jedoch die Daten für die ordentliche Geschäftsbesorgung oder die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften zu löschen.

Records Management mit EKA

EKA dient auch der digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten gemäss Schweizer Geschäftsbücher-Verordnung (GeBüV) und der deutschen Verwaltungsvorschrift "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)".